保單處理的範圍及保險文件的發出 Scope of Policy Administration and Issuing Documents
核保部門接受風險後，保單處理部門便接手處理合約的行政工作，包括：發出保單及相關文件、保費結算及收取、記錄保單期內的更改、處理續保、失效、退保及取消，以及保存準確的保單紀錄。這項功能與產品開發、核保及索償等功能互相配合，但本身並不負責設計產品或決定是否承保。
在正式保單發出前，一般保險（特別是汽車保險）常先發出暫保單，作為臨時的承保證明。汽車保險方面，《汽車保險（第三者風險）條例》（第 272 章）要求車主持有保險證明書，因此發出保險證明書亦是保單處理的工作之一。
長期保險（人壽保險）方面，保險公司發出保單時，須同時通知保單持有人有關冷靜期的權利。根據保險業監管局的冷靜期指引，保單持有人可在指定期間內取消保單並取回已繳保費（須受指引所列的調整規限），保單處理部門須處理有關取消及退款。
保單期內的更改 Changes During the Policy Period
一般保險在保單期內的更改（例如更改地址、加入指定司機、增加保額或更換受保汽車），通常以批單記錄。批單是附加於保單的書面文件，構成合約的一部分；如批單與保單原有印刷條款有抵觸，一般以批單為準。更改可能涉及加收或退回保費。
人壽保險方面，常見的保單更改包括：更改受益人、更改通訊地址、更改保費繳付方式（例如由年繳改為月繳）、減少保額，以及登記保單轉讓。部分更改（例如增加保額）會帶來新的風險，須先經核保部門評估。
要留意，並非所有更改都能以行政方式處理。例如把受保人換成另一個人，等於承保全新的風險，一般須另行投保新保單，而不是在原有保單上作出更改。
保費收取、寬限期及保單失效 Premium Collection, Grace Period and Lapse
保單處理部門負責發出保費通知、收取保費及跟進欠繳情況。人壽保單通常設有寬限期（一般約 30 或 31 日），保費在到期日後於寬限期內繳付，保單仍然有效。如受保人在寬限期內身故，保險公司仍會賠償，但會從賠款中扣除尚欠的保費。
寬限期屆滿仍未繳付保費，保單便會失效，除非保單提供不喪失價值選擇。對於已累積現金價值的保單，常見選擇包括：自動墊繳保費貸款（以現金價值墊支保費）、轉為減額繳清保險，或退保領取退保價值。
已失效的保單在符合保單條款的條件下（例如在指定期限內申請、補繳欠款及利息，並提供可保證明）可以申請復效。保單持有人亦可在保單有效期間以現金價值作抵押申請保單貸款，這些都由保單處理部門負責。
續保及保單紀錄 Renewal and Policy Records
大部分一般保險保單為期一年。保險公司通常在保單到期前發出續保通知書，列明續保保費及條款。續保在法律上屬一份新合約，因此投保人在續保時須再次履行最高誠信下的披露責任，把期內出現的重要事實的變化告知保險公司。保險公司亦可拒絕續保或更改續保條款。
長期人壽保險則不同：只要保單持有人按時繳交保費，保單便會持續有效，保險公司不能單方面拒絕「續保」。
保單處理亦包括準確保存保單持有人資料、保費紀錄、更改紀錄及索償紀錄，以便日後核保、索償及客戶服務使用。處理這些個人資料時，保險公司須遵守《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）。
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